Hướng Dẫn Chuyển Diện Visa Tokutei 2026

Chuyển diện Visa Tokutei là gì ?

Chuyển diện visa Tokutei là quá trình người nước ngoài đang cư trú tại Nhật Bản dưới một tư cách lưu trú khác (như Thực tập sinh, Du học sinh) xin chuyển đổi sang visa Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou). Đây là con đường phổ biến để tiếp tục làm việc và sinh sống hợp pháp tại Nhật Bản với mức lương và chế độ đãi ngộ tốt hơn. Quá trình này yêu cầu ứng viên phải đáp ứng các điều kiện về kỹ năng tay nghề, trình độ tiếng Nhật, và hoàn thành các thủ tục cần thiết với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Về cơ bản, để chuyển diện thành công, bạn sẽ cần:

• Đáp ứng điều kiện: Hoàn thành chương trình cũ (Thực tập sinh, du học), đủ 18 tuổi, sức khỏe tốt, không vi phạm pháp luật Nhật Bản.

• Vượt qua kỳ thi: Đỗ kỳ thi kỹ năng tay nghề đặc định cho ngành bạn muốn chuyển và kỳ thi năng lực tiếng Nhật (JLPT N4 hoặc JFT-Basic A2), trừ một số trường hợp được miễn.

• Tìm công ty tiếp nhận: Có một công ty tại Nhật Bản đồng ý tuyển dụng bạn dưới tư cách visa Tokutei.

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Hoàn thiện bộ hồ sơ theo yêu cầu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Theo kinh nghiệm triển khai hồ sơ tại Goja, thời gian chuyển diện Tokutei thường mất từ 2 đến 4 tháng kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ. Chi phí có thể dao động tùy thuộc vào việc bạn tự làm hay thông qua công ty hỗ trợ.

Tầm quan trọng của việc chuyển diện visa Tokutei

Visa Kỹ năng đặc định (特定技能 - Tokutei Ginou) được chính phủ Nhật Bản giới thiệu vào tháng 4 năm 2019 nhằm giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động trầm trọng trong 12 lĩnh vực ngành nghề cụ thể. Chương trình này mở ra một cơ hội lớn cho lao động nước ngoài, bao gồm cả những người đã và đang ở Nhật, được làm việc lâu dài với quyền lợi gần như tương đương người bản xứ.

Việc chuyển diện Tokutei trở nên quan trọng vì nó cung cấp một lộ trình pháp lý rõ ràng cho những ai muốn ở lại Nhật sau khi kết thúc chương trình Thực tập sinh hoặc Du học. Thay vì phải về nước và tìm cách quay lại, bạn có thể thực hiện thủ tục chuyển đổi ngay tại Nhật, tiết kiệm thời gian, chi phí và duy trì được luồng công việc, thu nhập ổn định.

So sánh visa Tokutei với visa thực tập sinh và visa du học

Để hiểu rõ hơn giá trị của việc chuyển diện, hãy cùng so sánh các loại visa này:

• Mục đích: Visa Thực tập sinh (TTS) có mục đích chính là học hỏi kỹ thuật, trong khi visa Du học là để học tập. Ngược lại, visa Tokutei có mục đích chính là LÀM VIỆC, là một tư cách lao động chính thức.

• Thời hạn: Visa Thực tập sinh (TTS) thường có thời hạn 3-5 năm và không thể gia hạn. Visa Tokutei loại 1 có thể ở lại tối đa 5 năm, và visa Tokutei loại 2 có thể gia hạn không giới hạn, mở ra cơ hội định cư lâu dài.

• Quyền lợi: Lao động Tokutei được hưởng mức lương tối thiểu bằng hoặc cao hơn người Nhật cùng vị trí, được phép tự do chuyển việc trong cùng ngành (với điều kiện nhất định), trong khi TTS bị ràng buộc chặt chẽ với công ty và nghiệp đoàn.

• Bảo lãnh người thân: Visa Tokutei loại 1 không được bảo lãnh người thân, nhưng visa Tokutei loại 2 (áp dụng cho ngành Xây dựng và Đóng tàu) thì có thể. Visa TTS và Du học cũng có những hạn chế riêng về việc bảo lãnh.

Chính những ưu điểm vượt trội này đã khiến việc chuyển diện sang visa Tokutei trở thành mục tiêu của rất nhiều người Việt Nam tại Nhật Bản.

Điều kiện chuyển để diện Visa Tokutei

Để quá trình chuyển diện diễn ra thuận lợi, bạn cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện do chính phủ Nhật Bản quy định. Các điều kiện này có thể khác nhau đôi chút tùy thuộc vào tư cách lưu trú hiện tại của bạn.

Điều kiện chung áp dụng cho mọi đối tượng

Bất kể bạn là Thực tập sinh hay Du học sinh, bạn đều cần thỏa mãn các yêu cầu cơ bản sau:

• Độ tuổi: Từ đủ 18 tuổi trở lên.

• Sức khỏe: Đảm bảo sức khỏe tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm theo quy định.

• Tư cách pháp lý: Không vi phạm pháp luật Nhật Bản, không nợ thuế, bảo hiểm. Đang cư trú hợp pháp tại Nhật vào thời điểm nộp hồ sơ.

• Năng lực tài chính: Có khả năng tự trang trải cuộc sống tại Nhật.

• Hợp đồng lao động: Đã ký hợp đồng lao động với một công ty tiếp nhận tại Nhật theo đúng quy chuẩn của chương trình Tokutei.

Điều kiện chuyển diện Tokutei từ thực tập sinh TTS

Đây là đối tượng phổ biến nhất thực hiện việc chuyển diện. Lợi thế lớn nhất của TTS là có thể được miễn một số kỳ thi nếu đáp ứng điều kiện.

• Hoàn thành chương trình TTS: Bạn phải hoàn thành tốt chương trình thực tập kỹ năng số 2 hoặc số 3. Điều này được chứng minh bằng giấy chứng nhận hoàn thành (修了証明書) do công ty cũ hoặc nghiệp đoàn cấp.

• Miễn thi kỹ năng và tiếng Nhật: Nếu bạn chuyển sang visa Tokutei trong cùng một ngành nghề mà bạn đã làm thực tập sinh, bạn sẽ được miễn cả kỳ thi kỹ năng tay nghề và kỳ thi tiếng Nhật . Đây là một lợi thế cực kỳ lớn.

• Trường hợp chuyển trái ngành: Nếu bạn muốn chuyển diện Tokutei trái ngành (ví dụ từ TTS ngành thực phẩm sang Tokutei ngành điều dưỡng), bạn sẽ phải tham gia và đỗ cả hai kỳ thi: kỳ thi kỹ năng của ngành mới và kỳ thi tiếng Nhật (JLPT N4 hoặc JFT-Basic A2).

Điều kiện chuyển diện Tokutei từ visa du học

Du học sinh cũng là một nguồn nhân lực quan trọng cho chương trình Tokutei. Các điều kiện cụ thể bao gồm:

• Hoàn thành khóa học: Đã tốt nghiệp một trường học tại Nhật (trường tiếng, Senmon, Cao đẳng, Đại học).

• Bắt buộc thi: Không giống như TTS, du học sinh bắt buộc phải thi đỗ cả hai kỳ thi: kỳ thi kỹ năng tay nghề đặc định của ngành muốn làm và kỳ thi năng lực tiếng Nhật (JLPT N4 hoặc JFT-Basic A2).

• Tư cách lưu trú: Đảm bảo visa du học vẫn còn hạn tại thời điểm nộp hồ sơ chuyển diện. Trong thực tế tư vấn hồ sơ, Goja thường khuyên các bạn du học sinh nên bắt đầu quá trình tìm việc và thi chứng chỉ trước khi tốt nghiệp khoảng 6 tháng để không bị gián đoạn thời gian lưu trú.

Thủ tục chuyển diện Tokutei

Quy trình chuyển đổi visa có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn nắm rõ các bước, việc chuẩn bị sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Dưới đây là quy trình 4 bước tiêu chuẩn.

Bước 1: Đánh giá điều kiện và chuẩn bị các chứng chỉ cần thiết

Đây là bước nền tảng. Bạn cần xác định rõ mình thuộc đối tượng nào (TTS hay du học sinh), ngành nghề muốn chuyển đổi là gì. Từ đó, bạn sẽ biết mình có cần thi chứng chỉ kỹ năng và tiếng Nhật hay không. Nếu cần, hãy lên kế hoạch ôn tập và đăng ký thi sớm. Lịch thi các ngành được công bố trên website của các đơn vị tổ chức, bạn cần theo dõi thường xuyên.

Bước 2: Tìm kiếm công ty tiếp nhận và ký hợp đồng lao động

Bạn không thể xin visa Tokutei nếu không có một công ty tuyển dụng. Bạn có thể tìm việc thông qua các trang web giới thiệu việc làm, các trung tâm hỗ trợ của chính phủ (Hello Work), hoặc thông qua các công ty dịch vụ như Goja.vn. Sau khi phỏng vấn thành công, bạn và công ty sẽ ký hợp đồng lao động (雇用契約書). Hợp đồng này phải tuân thủ các quy định về lương, giờ làm, chế độ đãi ngộ của luật lao động Nhật Bản và chương trình Tokutei.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ chuyển diện Tokutei

Đây là bước quan trọng và đòi hỏi sự cẩn thận nhất. Cả bạn và công ty tiếp nhận đều phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết. Sau khi hoàn tất, bộ hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) địa phương nơi bạn sinh sống hoặc nơi công ty đặt trụ sở.

Bước 4: Nhận kết quả và thẻ lưu trú mới (zairyu card)

Sau khi nộp hồ sơ, Cục Xuất nhập cảnh sẽ tiến hành xét duyệt.Thời gian chuyển diện Tokutei trong giai đoạn này thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng. Nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được thông báo (thường là một bưu thiếp) yêu cầu đến Cục để làm thủ tục nhận thẻ lưu trú mới. Thẻ mới sẽ ghi rõ tư cách lưu trú của bạn là "Kỹ năng đặc định số 1" (特定技能１号).

Hồ sơ chuyển diện Tokutei cần những giấy tờ gì?

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến 90% tỷ lệ thành công. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cơ bản, có thể thay đổi tùy trường hợp cụ thể.

Giấy tờ phía người lao động cần chuẩn bị

• Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書).

• Ảnh thẻ 4x3cm (chụp trong vòng 3 tháng gần nhất).

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú hiện tại (bản gốc và bản photo).

• Bản sao hợp đồng lao động.

• Bảng kê khai chi tiết về lương và điều kiện làm việc.

• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan:

  • Chứng chỉ hoàn thành chương trình TTS (nếu là TTS chuyển cùng ngành).

  • Chứng chỉ đỗ kỳ thi kỹ năng tay nghề đặc định.

  • Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (JLPT N4 hoặc JFT-Basic A2).

• Giấy chứng nhận các loại thuế, bảo hiểm đã đóng đầy đủ (課税証明書 và 納税証明書).

• Sơ yếu lý lịch (履歴書).

Giấy tờ phía công ty tiếp nhận cần chuẩn bị

• Bản sao đăng ký kinh doanh của công ty.

• Báo cáo tài chính gần nhất của công ty.

• Giấy tờ chứng minh công ty đã đóng đủ các loại bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

• Bản kế hoạch hỗ trợ toàn diện cho lao động đặc định (支援計画書).

• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của Cục Xuất nhập cảnh tùy vào ngành nghề.

Trong thực tế tư vấn hồ sơ, Goja nhận thấy nhiều trường hợp bị trả lại hồ sơ do thiếu giấy tờ từ phía công ty hoặc thông tin trong kế hoạch hỗ trợ không rõ ràng. Vì vậy, việc hợp tác chặt chẽ với công ty tuyển dụng là vô cùng quan trọng.

Chi phí chuyển diện Tokutei là bao nhiêu?

Chi phí chuyển diện Tokutei là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Chi phí này không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

• Lệ phí nộp cho Cục Xuất nhập cảnh: Khoảng 4,000 yên cho việc xin chuyển đổi tư cách lưu trú. Đây là chi phí bắt buộc và được đóng khi bạn nhận kết quả thành công.

• Chi phí thi chứng chỉ: Lệ phí thi tiếng Nhật và thi kỹ năng tay nghề dao động từ vài nghìn đến khoảng 10,000 yên mỗi kỳ thi, tùy thuộc vào ngành và đơn vị tổ chức.

• Chi phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có): Nếu bạn sử dụng dịch vụ của các công ty luật hoặc công ty giới thiệu việc làm để hỗ trợ làm hồ sơ, chi phí có thể dao động từ 100,000 đến 250,000 yên. Khoản phí này thường bao gồm việc tìm công ty, chuẩn bị hồ sơ, liên lạc với Cục Xuất nhập cảnh và các hỗ trợ khác.

• Chi phí khác: Bao gồm chi phí đi lại, in ấn, dịch thuật giấy tờ... không đáng kể nhưng cũng cần dự trù.

Nhiều công ty tiếp nhận tốt sẵn sàng hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ chi phí làm hồ sơ cho người lao động. Bạn nên trao đổi rõ ràng về vấn đề này trong quá trình phỏng vấn.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển diện Tokutei

Dựa trên kinh nghiệm triển khai hàng trăm bộ hồ sơ tại Goja, chúng tôi muốn chia sẻ một số điểm quan trọng mà bạn cần hết sức lưu ý để tránh những sai lầm đáng tiếc.

Sai lầm thường gặp khi tự chuẩn bị hồ sơ

Việc tự làm hồ sơ giúp tiết kiệm chi phí nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các lỗi phổ biến bao gồm:

• Khai thông tin không nhất quán: Thông tin trong sơ yếu lý lịch, đơn xin chuyển đổi và các giấy tờ khác không khớp nhau.

• Thiếu giấy tờ quan trọng: Đặc biệt là các giấy tờ chứng minh về thuế và bảo hiểm. Cục Xuất nhập cảnh rất khắt khe về nghĩa vụ của người nước ngoài đối với nhà nước Nhật Bản.

• Nộp hồ sơ quá sát ngày hết hạn visa: Điều này tạo ra áp lực thời gian và nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, bạn có thể không kịp xử lý, dẫn đến tình trạng cư trú bất hợp pháp.

• Không hiểu rõ về công ty tuyển dụng: Một số công ty không đủ điều kiện hoặc không có kinh nghiệm trong việc tuyển dụng lao động Tokutei, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ phía công ty bị thiếu sót.

Thực tế về chuyển diện Tokutei trái ngành

Chuyển trái ngành là hoàn toàn có thể, nhưng bạn cần chuẩn bị tâm lý cho những thách thức sau:

• Bắt buộc phải thi lại từ đầu: Bạn không được miễn bất kỳ thi nào, phải thi cả kỹ năng ngành mới và tiếng Nhật.

• Khó khăn khi tìm việc: Các công ty thường ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm trong ngành. Bạn cần thể hiện được quyết tâm và khả năng học hỏi nhanh chóng để thuyết phục nhà tuyển dụng.

• Thời gian chuẩn bị kéo dài: Bạn sẽ mất thêm thời gian để học và ôn thi cho ngành mới.

Lời khuyên của Goja là nếu không có lý do đặc biệt, hãy ưu tiên chuyển diện trong cùng ngành nghề bạn đã làm TTS để tận dụng lợi thế miễn thi và kinh nghiệm sẵn có.

Thời gian chuyển diện Tokutei thực tế và các yếu tố ảnh hưởng

Mặc dù thời gian xét duyệt tiêu chuẩn là 1-3 tháng, nhưng thực tế có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn tùy thuộc vào:

• Thời điểm nộp hồ sơ: Các mùa cao điểm như tháng 3, 4 (mùa tốt nghiệp) hoặc tháng 9, 10, Cục Xuất nhập cảnh thường bị quá tải, thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn.

• Địa phương nộp hồ sơ: Các Cục ở thành phố lớn như Tokyo, Osaka thường xử lý lâu hơn các Cục ở tỉnh lẻ.

• Tính đầy đủ và rõ ràng của hồ sơ: Một bộ hồ sơ sạch, đẹp, đầy đủ và logic sẽ được xử lý nhanh hơn rất nhiều so với một bộ hồ sơ cẩu thả, thiếu giấy tờ.

Tổng kết những điểm chính cần nhớ

Quá trình chuyển diện Tokutei là một bước ngoặt quan trọng, mở ra cơ hội làm việc lâu dài tại Nhật Bản. Để thành công, bạn cần ghi nhớ những điểm cốt lõi sau:

• Nắm rõ điều kiện: Xác định chính xác bạn thuộc đối tượng nào, cần thi những gì và có được miễn giảm hay không.

• Chuẩn bị từ sớm: Đừng đợi đến khi visa sắp hết hạn mới bắt đầu. Hãy lên kế hoạch tìm việc, ôn thi và chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 3-6 tháng.

• Hồ sơ là chìa khóa: Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và trung thực sẽ giúp quá trình xét duyệt nhanh chóng và thuận lợi hơn.

• Tìm công ty uy tín: Lựa chọn một công ty tiếp nhận có kinh nghiệm và sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình làm thủ tục là yếu tố cực kỳ quan trọng.

• Tuân thủ pháp luật: Luôn đảm bảo bạn hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm và không vi phạm bất kỳ luật lệ nào của Nhật Bản.